Ontslag door disfunctioneren: wat moet jouw werkgever bewijzen?

Disfunctioneren betekent volgens de wet dat je ongeschikt bent voor het verrichten van je werk, maar niet door ziekte of een beperking. Het gaat om situaties waarin je prestaties structureel tekortschieten ten opzichte van wat er redelijkerwijs van je verwacht mag worden in jouw functie.

De wet heeft het er dus over dat tekortschiet in wat er van je verwacht mag worden. Maar wat betekent dit concreet? Hier enkele voorbeelden waarvan rechters hebben aangegeven dat het om disfunctioneren gaat:

• Je kunt de werkdruk niet aan ondanks normale werkomstandigheden: 
• De kwaliteit van je werk voldoet structureel niet aan de normen
• Je kunt niet meekomen met noodzakelijke veranderingen in je functie
• Samenwerking met collega's verloopt moeizaam door jouw toedoen
• Je maakt herhaaldelijk dezelfde fouten ondanks begeleiding

Let op: Bovenstaande redenen moeten aan jou te wijten zijn. Als je slecht functioneert door bijvoorbeeld een slechte werkplek, onduidelijke instructies of gebrek aan training, dan is ontslag niet terecht en kun je dit in veel gevallen succesvol aanvechten.

De Wet Werk en Zekerheid stelt strikte voorwaarden aan ontslag wegens disfunctioneren. Je werkgever moet aan alle vijf onderstaande voorwaarden voldoen:

Je werkgever moet met goede bewijzen aantonen dat je niet geschikt bent voor je functie. Vage klachten of een "onderbuikgevoel" zijn onvoldoende. Kortom, er moet een dossier zijn opgebouwd waarin verschillende momenten van disfunctioneren staan.

Jouw disfunctioneren kan niet te wijten zijn aan ziekte of een beperking.

Je werkgever moet jou tijdig hebben geïnformeerd dat 'het niet lekker gaat' en dat je je werkzaamheden niet naar verwachting uitvoert. 

Dit is heel erg belangrijk: je werkgever moet je een realistische kans hebben gegeven om je functioneren te verbeteren. Dit wordt meestal omvat door je een verbetertraject aan te bieden. Dit verbetertraject moet aan specifieke eisen voldoen.

Het disfunctioneren mag niet komen door:

• Onvoldoende training of scholing waardoor jij je werk niet naar behoren kan uitvoeren
• Slechte arbeidsomstandigheden die jou bijvoorbeeld afleiden van het werk dat je moet doen
• Onduidelijke functie-eisen zonder duidelijke doelstellingen
• Gebrekkige begeleiding die tot succesvol werk kunnen leiden

De bewijslast voor het ontslag bij disfunctioneren ligt volledig bij je werkgever. Dit is een belangrijk uitgangspunt in het Nederlandse arbeidsrecht. We spreken hier ook wel van: "wie eist, bewijst." Maar wat moet je werkgever precies bewijzen?

Je werkgever kan niet zomaar met wat klachten jouw ontslag rechtvaardigen. De Rechtspraak heeft hierin een aantal eisen. De volgende eisen legt de Rechtspraak neer: 

• Gedocumenteerde gesprekken: denk hierbij aan functioneringsgesprekken, beoordelingen en waarschuwingen. Heel belangrijk: deze moeten schriftelijk zijn vastgelegd
• Concrete voorbeelden: dus niet: "je stelde ons niet op de hoogte van X", maar: "omdat je ons op datum Y niet over X op de hoogte hebt gesteld, is resultaat Z niet behaald." 
• Objectieve doelen: Er moet sprake zijn van realistische, meetbare doelen die parallel aan jouw functie-eisen lopen. Jouw prestaties worden hieraan getoetst en niet aan andere werkzaamheden die niet bij jouw functie horen. 
• Consistent en structureel: De klachten moeten over langere tijd consistent zijn. Er mag dus geen sprake zijn van een incident of een aantal incidenten op de werkvloer. 

Voldoe jij niet aan de verwachtingen van je werkgever? Dan moet er in eerste instantie een verbetertraject worden aangeboden.

Dit verbetertraject stelt jou als werknemer in staat om jezelf te verbeteren en te laten zien dat je het werk wel aan kan. Zonder verbetertraject maakt je werkgever geen schijn van kans bij de rechter. Het traject moet bevatten:

• Heldere en concrete verbeterpunten
• Realistische termijnen (meestal 2 tot 6 maanden)
• Concrete ondersteuning
• Regelmatige evaluatiemomenten
• Schriftelijke vastlegging van alles

Voorbeeld waarin werkgever niet aan bovenstaande eisen voldeed:

Een werkgever probeerde een werknemer te ontslaan, maar voor die dat deed bood hij een verbeteraject aan. Dat verbetertraject werd stilgelegd, waarna werkgever alsnog probeerde de werkgever te ontslaan op basis van disfunctioneren. De rechter oordeelde echter dat er nog geen sprake was van 'een gedegen verbetertraject waarin werknemer tot het einde aan toe een reële kans heeft gekregen om zichzelf te verbeteren. Zaak: ECLI:NL:RBAMS:2022:8285

Uit deze zaak blijkt dus dat de rechter zwaar weegt aan een realistische termijn waarop een werknemer zich kan verbeteren op het werk. En dat zelfs bij stillegging van de werkzaamheden door werknemer ontslag door werkgever niet rechtvaardig is.

Het verbetertraject is niet alleen een verplichting voor je werkgever, het is ook jouw kans om te laten zien wat je in huis hebt. Maar wat houdt een goed verbetertraject voor jou als werknemer nu precies in?

Een verbetertraject moet volgens de wet minimaal bevatten:

1. Startgesprek met duidelijke afspraken
2. SMART-doelen: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden
3. Ondersteuning: Training, coaching of extra begeleiding waar nodig
4. Tussenevaluaties: Minimaal één, maar het liefst meerdere
5. Eindgesprek met duidelijke conclusie

Tijdens een verbetertraject heb je recht op:

• Duidelijkheid over wat er precies moet verbeteren
• Realistische termijnen om verbetering te tonen
• Goede ondersteuning (denk bijvoorbeeld aan training of coaching)
• Een eerlijke beoordeling van je voortgang (je werkgever mag niet alsnog sturen op ontslag)
• Schriftelijke vastlegging van alle afspraken en evaluaties

Zoals we al lieten zien is ontslag door disfunctioneren juridisch complex. Wij deden onderzoek naar 200 rechterlijke uitspraken door heel Nederland en vonden dat in 81% van de gevallen de rechter het ontslag afwees op basis van disfunctioneren. We zagen dat er vaak sprake was van afwijzing door het volgende:

In een aantal andere zaken was er sprake van een gewijzigde functie. Werkgevers gaven werknemers vervolgens niet voldoende tijd, begeleiding of training om zich aan te passen aan de nieuwe functie. 

Een voorbeeld: een administratief medewerker die plotseling complexere IT-taken moest uitvoeren zonder adequate training.

Bijvoorbeeld zaak: ECLI:NL:RBLIM:223:1885

In andere zaken ging het om onduidelijke functie eisen en verwachtingen vanuit de werkgever. In die gevallen kon de werkgever de werknemer ook niet afrekenen op disfunctioneren. De rechter bepaalde hierin dat de eisen voor werknemer altijd helder moeten zijn. 

Bijvoorbeeld zaak: ECLI:NL:RBAMS:2022:8285

In sommige gevallen lag het ook aan externe omstandigheden. Zo bleek dat sommige werkgevers:

• Onwerkbare systemen hadden, waardoor het functioneren ook achterbleef
• Onrealistische targets gesteld werden, die ook andere werknemers niet behaalden
• Slechte samenwerking door toedoen van collega's, bijvoorbeeld collega's die een werknemer negeerde op het werk

Bijvoorbeeld zaak: ECLI:NL:RBOVE:2022:3523

Een werknemer die te kort in dienst is treft ook geen blaam. De rechter geeft hierover aan dat je voldoende tijd nodig hebt om je in te werken. Een verbetertraject in de eerste maanden is vaak onredelijk.

Bijvoorbeeld zaak: ECLI:NL:RBLIM:2024:1590

Een werknemer functioneerde minder door een niet-gediagnosticeerde depressie. De werkgever wilde werknemer ontslaan wegens disfunctioneren. De rechter oordeelde: geen disfunctioneren maar ziekte. Ontslag afgewezen.

Een salesmanager moest "meer omzet" halen, maar concrete targets ontbraken. Na twee waarschuwingen volgde ontslag. De rechter: zonder meetbare doelen kun je iemand niet afrekenen op resultaten.

Dreigt ontslag wegens disfunctioneren? Volg dan deze strategie:

• Bewaar alle e-mails, brieven en gespreksverslagen
• Maak zelf aantekeningen van gesprekken
• Vraag om schriftelijke bevestiging van mondelinge afspraken

• Je hebt recht op een eerlijk verbetertraject
• Je mag om ondersteuning vragen
• Je kunt bezwaar maken tegen onrealistische eisen

• Overweeg juridisch advies
• Praat met een vertrouwenspersoon
• Meld je eventueel ziek als de druk te hoog wordt

• Vaak is een vaststellingsovereenkomst een betere oplossing dan een juridisch gevecht. Je behoudt dan mogelijk recht op WW en krijgt vaak een hogere vergoeding.

Ontslag bij disfunctioneren is voor werkgevers een van de moeilijkste ontslagroutes. Uit ons onderzoek uit 200 rechterlijke uitspraken bleek dat in maar liefst 81% van de gevallen het ontslag werd afgewezen.

De strenge eisen die de wet stelt aan bewijsvoering en verbetertrajecten werken dus in jouw voordeel. Je werkgever moet niet alleen aantonen dat je onvoldoende functioneert, maar ook dat hij je voldoende kansen heeft gegeven om te verbeteren, bijvoorbeeld door de inzet van een verbetertraject.

Belangrijk is dat je je rechten kent en tijdig actie onderneemt. Zodra je merkt dat je functioneren ter discussie staat, is het eigenlijk al tijd om je voor te bereiden.

Documenteer alles, vraag om duidelijkheid over de verwachtingen en eis een eerlijk verbetertraject.

Heb je te maken met dreigende ontslag wegens disfunctioneren? Je staat er niet alleen voor. Met jarenlange ervaring hebben wij al honderden werknemers succesvol bijgestaan. We bieden hiervoor een gratis adviesgesprek waarin we jouw situatie bespreken en je opties doorlopen.